Tugas SISTEM INFORMASI AKUNTANSI "SISTEM PENJUALAN TUNAI PADA DEALER KURNIA MOTOR PURBALINGGA"

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

NAMA KELOMPOK:

1. Hario Bismoko H. (1095111165)

2. Riko Widi Asmoro (1095111173)

3. Yuliana (1095111201)

4. Firsa Hadi Lestari (1095111221)

5. Andie Zainurrokhman (1095111230)

6. Abdul Khafid (1095111231)

7. Ahmad Fahrudin (1095111232)

UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA

2010/ 2011

SISTEM PENJUALAN TUNAI PADA DEALER KURNIA MOTOR PURBALINGGA

DESKRIPSI

Dalam transaksi penjualan tunai pada Dealer Kurnia Motor Purbalingga, pembeli datang ke dealer memilih sendiri sepeda motor yang diinginkan, kemudian melakukan kesepakatan harga dengan bagian marketing intern. Setelah terjadi kesepakatan harga, pembeli diharuskan membayar kebagian kasir. Marketing intern membuat surat - surat yang berhubungan dengan pembelian dan menyerahkan surat -surat tersebut kepada bagian-bagian yang tekait. Berdasarkan surat- surat tersebut , bagian - bagian yang terkait melaksanakan tugasnya masing - masing, seperti: bagian service melakukan pengecekan sepeda motor apakah ada yang cacat atau rusak sebelum diserahkan kepada pembeli. Setelah dicek, apabila sepeda motor tesebut tidak ada yang cacat atau rusak akan dikirimkan oleh bagian driver kepada pembeli beserta surat-surat terkait. Jadi sistem penjualan tunai pada dealer, sepeda motor baru diserahkan kepada pembeli setelah dealer menerima uang dari pembeli.

Dealer Kurnia Motor Purbalingga dalam menjalankan transaksi penjualan tunai menggunakan Sistem Informasi Akuntansi berikut ini:

1. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penjualan tunai adalah:

1. Jumlah penjualan menurut jenis sepeda motor selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah penerimaan kas dari penjualan tunai

3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.

4. Jumlah kas yang disetor ke bank setiap hari

5. Otorisasi pejabat yeng berwenang

2. Bagian yang Terkait

Bagian yang terkait dalam transaksi penjualan tunai pada Kurnia Motor adalah sebagai berikut:

1. Bagian Marketing Intern

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian Marketing Intern bertugas memberikan pelayanan kepada pembeli yang datang, membuat Faktur Penjualan Tunai, Surat Jalan, Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang.

2. Bagian Kasir

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berada di bawah Departemen Keuangan yang bertanggung jawab membuatkan Kwitansi atas penerimaan kas dari pembeli, mencatat transaksi penjualan ke dalam laporan penjualan berdasarkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dan mendistribusikannya ke bagian Akuntansi, kemudian menyetorkan uang ke bank.

3. Bagian Akuntansi

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini bertugas untuk membuat jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan mencatat transaksi rincian mutasi sepeda motor ke dalam kartu persediaan berdasarkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dan bukti setor bank dari bagian Kasir.

4. Bagian Servis

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian Servis bertugas mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli, dan mengecek sepeda motor untuk diserahkan ke bagian Driver.

5. Bagian Driver

Bagian ini bertugas mengirimkan sepeda motor yang diterimanya dari bagian Servis kepada pembeli berdasarkan Surat Jalan, Surat Keluar, Surat Serah Terima Barang. Setelah menyerahkan sepeda motor, bagian ini meminta tanda tangan pembeli pada Surat Serah Terima Barang sebagai bukti bahwa sepeda motor tersebut telah diterima oleh pembeli.

6. Bagian BPKB

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini menerima Faktur Penjualan Tunai lembar ketiga dan surat jalan lembar kedua dari bagian Marketing Intern dan bertanggung jawab membuat surat permohonan rekomendasi pembuatan STNK dan BPKB ke Astra yang akan digunakan untuk mengurus pembuatan STNK dan BPKB. Selanjutnya, STNK dan BPKB akan diserahkan ke bagian Marketing Intern untuk diserahkan kepada pembeli.

3. Dokumen yang Diperlukan

Dokumen yang diperlukan dalam transaksi penjualan tunai pada Kurnia Motor Purbalingga adalah sebagai berikut:

1. Faktur Penjualan Tunai

Dokumen ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai dan digunakan sebagai bukti pembayaran tunai dari pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap empat.

2. Surat Keluar

Surat Keluar ini digunakan sebagai surat perintah kepada bagian Servis untuk mengecek sepeda motor. Surat keluar juga diberikan kepada satpam saat Driver akan mengirim sepeda motor kepada pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern satu lembar.

3. Surat Jalan

Surat Jalan ini sebagai pengganti sementara STNK bagi pembeli,dan juga sebagai lampiran dalam meminta surat rekomendasi pembuatan STNK & BPKB. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern rangkap dua.

4. Surat Serah Terima Barang

Surat serah terima barang digunakan sebagai bukti penyerahan sepeda motor oleh Driver dalam melaksanakan tugasnya mengirimkan dan meyerahkan sepeda motor kepada pembeli. Dokumen ini dibuat oleh bagian Marketing Intern dengan rangkap dua untuk didistribusikan ke bagian Servis.

5. Kwitansi

Dokumen ini dibuat oleh bagian Kasir sebagai bukti penerimaan uang dari pembeli. Dokumen ini dibuat rangkap dua.

6. Bukti Setor Bank

Bukti Setor Bank digunakan sebagai bukti penyetoran uang oleh bagian Kasir ke bank. Dokumen ini dibuat rangkap tiga. Diserahkan ke bank bersamaan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Kemudian diserahkan kepada bagian Akuntansi sebagai sumber pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai.

7. Surat Permohonan Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB

Surat Permohonan Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB digunakan untuk meminta Surat Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB yang berisi keterangan dari Astra atas pembelian resmi sepeda motor. Surat Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB yang diterima dari Astra tersebut digunakan untuk pembuatan STNK dan BPKB.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat dan meringkas transaksi penjualan tunai. Jika dealer menjual berbagai macam jenis sepeda motor dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis sepeda motor yang dijualnya selama jangka waktu tertentu.

2. Jurnal Penerimaan Kas

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat penerimaan uang secara tunai dari pembeli, jurnal penerimaan kas ini dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan bukti setor bank.

3. Laporan Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah penjualan yang dilakukan dealer. Pencatatan ini dilakukan oleh bagian Kasir berdasarkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua.

4. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi rincian mutasi persediaan sepeda motor, spesifikasi dan data-data lain mengenai sepeda motor yang berada di gudang. Kartu persediaan ini dibuat oleh bagian Akuntansi berdasarkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua.

5. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan tunai pada Kurnia Motor Purbalingga adalah sebagai berikut:

1. Organisasi:

1. Bagian Marketing Intern terpisah dari bagian Kasir

2. Bagian Kasir terpisah dari bagian Akuntansi

3. Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh bagian Marketing Intern, bagian Penerimaan Kas, Bagian Servis, Bagian Driver, bagian Akuntansi, dan bagian BPKB.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh bagian Marketing Intern, dengan membuat Faktur Penjualan Tunai.

2. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh bagian Driver dengan cara menandatangani surat jalan dan surat serah terima barang.

3. Penetapan harga jual dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Utama dengan penerbitan surat yang berhubungan dengan hal tersebut.

4. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen yang lengkap.

5. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi dilaksanakan oleh bagian yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pencatatan.

3. Praktik yang Sehat

1. Penggunaan tanda terima yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh Marketing Intern

2. Adanya audit intern pada perusahaaan yang mengaudit semua bagian

3. Secara periodik dilakukan pencocokan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah barang pada kartu persediaan.

6. Jaringan Prosedur Pembentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam transaksi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Penjualan

Dalam prosedur ini, bagian Marketing Intern melayani pembeli yang datang ke dealer, kemudian membuat kesepakatan harga, membuat Faktur Penjualan Tunai, Surat Jalan, Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang dan mendistribusikannya kepada beberapa bagian lain untuk memungkinkan bagian tersebut untuk memberikan pelayanan kepada pembeli.

2. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam prosedur ini, bagian Kasir menerima pembayaran uang secara tunai atas sepeda motor yang dibeli. Berdasarkan Faktur Penjualan Tunai membuat kwitansi rangkap dua. Kwitansi lembar pertama diserahkan kepada pembeli, lembar kedua diserahkan pada bagian Akuntansi. Menyetorkan uang ke bank setiap hari serta mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal.

3. Prosedur Pengecekan

Dalam prosedur ini, bagian Servis menerima Surat Jalan, Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang dari bagian Marketing Intern kemudian mengambil sepeda motor yang telah dipilih oleh pembeli dan mengecek sepeda motor tersebut sebelum diserahkan ke bagian Driver untuk dikirim ke pembeli.

4. Prosedur Pengiriman

Dalam prosedur ini, bagian Driver menerima sepeda motor, Surat Jalan, Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang yang diterima dari bagian Servis dan mengirimkan sepeda motor kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam dokumen tersebut. Setelah sepeda motor diserahkan ke pembeli, bagian Driver meminta tanda tangan pembeli pada Surat Serah Terima Barang sebagai tanda bahwa sepeda motor telah dikirim dan diterima oleh pembeli. Menyerahkan Surat Jalan, Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang ke bagian Marketing Intern untuk diarsip.

5. Prosedur Pencatatan Akuntansi

Bagian Kasir menerima Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dari bagian Marketing Intern, kemudian mencatatnya ke dalam laporan penjualan. Bagian Akuntansi menerima Faktur Penjualan Tunai lembar kedua, kwitansi, dan bukti setor bank dari bagian Kasir yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, dan Kartu Persediaan.

6. Prosedur Pembuatan STNK dan BPKB

Dalam prosedur ini, bagian BPKB menerima tanda terima lembar ketiga dari bagian Marketing Intern yang digunakan sebagai dasar pembuatan surat Surat Permohonan Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB ke Astra. Surat Rekomendasi Pembuatan STNK dan BPKB digunakan untuk mengurus STNK dan BPKB. STNK dan BPKB diserahkan kepada bagian Marketing Intern untuk diarsipkan sementara sampai pembeli datang mengambilnya.

7. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Tunai

Uraian kegiatan setiap bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:

1. Bagian Marketing Intern

1. Pembeli datang ke Dealer

2. Bagian Marketing Intern membuat kesepakatan harga

3. Membuat Faktur Penjualan Tunai sebanyak empat lembar:

lembar 1: diserahkan kepada pembeli

lembar 2: didistribusikan ke bagian Kasir

lembar 3: didistribusikan ke bagian BPKB

lembar 4: disimpan oleh bagian Marketing Intern digunakan sebagai arsip.

4. Berdasarkan Faktur penjualan tunai dan kwitansi dari pembeli membuat Surat Jalan rangkap dua:

lembar 1: didistribusikan ke bagian BPKB

lembar 2: didistribusikan ke bagian servis

Serta membuat Surat Keluar, dan Surat Serah Terima Barang dua lembar kemudian menyerahkannya ke bagian Servis.

5. Menerima STNK dari bagian BPKB untuk diarsipkan sementara berdasarkan abjad sampai diambil oleh pembeli.

6. Menerima dan mengarsip Surat Serah Terima Barang lembar kedua dari bagian Driver

2. Bagian Kasir

1. Menerima Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dari bagian Marketing Intern bersamaan dengan uang atas pembayaran harga sepeda motor dari pembeli.

2. Membuat dan menyerahkan kwitansi kepada pembeli.

3. Membuat laporan penjualan atas penjualan berdasarkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua.

4. Menyetorkan uang ke bank secara periodik

5. Membuat dan mengarsipkan bukti setor bank berdasarkan tanggal

6. Menyerahkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dan Bukti Setor Bank ke bagian Akuntansi.

3. Bagian Akuntansi

1. Menerima Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dan Bukti Setor Bank dari bagian Kasir

2. Membuat Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, dan Kartu Persediaan.

3. Mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai lembar kedua dan Bukti Setor Bank

4. Bagian BPKB

1. Menerima Surat Jalan danFaktur Penjualan Tunai lembar ketiga dari bagian Marketing Intern

2. Membuat surat permohonan rekomendasi pembuatan STNK & BPKB ke Astra dengan melampirkan Surat Jalan serta Faktur Penjualan Tunai lembar

3. Menerima surat rekoendasi pembuatan STNK &BPKB dari Astra

4. Mengurus pembuatan STNK dan BPKB dengan faktur dari Astra

5. Menyerahkan BPKB dan STNK ke bagian Marketing Intern.

6. Mengarsip STNK & BPKB

5. Bagian Servis

1. Menerima Surat Jalan, Surat Keluar, Surat Serah Terima Barang dari bagian Marketing Intern

2. Mengambil barang yang telah dipilih oleh pembeli

3. Mengecek sepeda motor kemudian menyerahkannya ke bagian Driver

6. Bagian Driver

1. Menerima barang beserta Surat Jalan, Surat Serah Terima Barang dari bagian Servis

2. Mengirimkan barang ke pembeli dan meminta tanda tangan pada Surat Serah Terima Barang

3. Menyerahkan Surat Serah Terima Barang lembar pertama ke pembeli.

4. Menyerahkan Surat Serah Terima Barang lembar kedua ke bagian Marketing Intern untuk diarsip.

8. Diagram Alir Sistem Penjualan Tunai pada Kurnia Motor Purbalingga

Bagan alir sistem akuntansi penjualan motor tunai pada Kurnia Motor adalah sebagai berikut:

Bagian Marketing Intern

FPT* : Faktur Penjualan Tunai

SJ** : Surat Jalan

SK*** : Surat Keluar

SSTB**** : Surat Serah Terima Barang

SSTB* : Surat Serah Terima Barang

Bagian Kasir

LP* : Laporan Penjualan

BSB** : Bukti Setor Bank

Bagian Servis Bagian Driver

Bagian BPKB

SPRP STNK & BPKB * : Surat Permohonan Rekomendasi Pembuatan STNK & BPKB

SRP STNK & BPKB ** : Surat Rekomendasi Pembuatan STNK & BPKB

Bagian Akuntansi

JP* : Jurnal Penjualan

KP** : Kartu Persediaan

JPK*** : Jurnal Penerimaan Kas

KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pembahasan diatas, maka diketahui bahwa sistem akuntansi penjualan motor yang diterapkan pada Kurnia Motor Purbalingga sudah baik. Transaksi penjualan tunai tidak dilaksanakan oleh satu bagian saja, akan tetapi sudah ada pemisahan fungsi yang terkait. Penggunaan Faktur Penjualan Tunai yang bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh bagian Marketing Intern. Adanya otorisasi dari masing-masing bagian. Perusahaan telah mempunyai audit intern yang mengaudit semua bagian sehingga pencatatan akuntansi dapat terjamin.